Como resolver acúmulo de saldo no vale transporte

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A gestão de saldo no vale-transporte está diretamente relacionada a um conjunto de práticas que o setor de RH deve realizar para aprimorar as recargas mensais do benefício. Ela proporciona economia tanto para a empresa quanto para os colaboradores e ainda evita fraudes, tais como a venda dos créditos no mercado clandestino.

Se esse benefício tem gerado altos custos em sua organização e você precisa encontrar uma forma de melhorar a situação, está no lugar certo. Neste post, você vai descobrir como resolver o problema do acúmulo de saldo nos cartões de vale-transporte sem infringir a lei. Confira!

Por que a gestão de vale-transporte é tão comentada?

Há muitos anos, o que vigorava em todo o país era o vale-transporte em papel. Todos os meses, as empresas tinham que adquirir várias cartelas deles para distribuir a seus funcionários.

Além de ser um processo muito mais trabalhoso, ele acabou se tornando uma moeda valiosa no mercado paralelo, fazendo com que muitas pessoas aderissem ao benefício sem necessidade, apenas para revendê-lo.

Com a chegada da tecnologia, os cartões foram adotados em substituição ao vale em papel, e isso dificultou a vida dos comerciantes ilegais — pelo menos no início. Contudo, gerou um novo problema: o acúmulo de saldo. É nesse ponto que a gestão eficaz do benefício atua.

A falta de gestão é a principal causa do acúmulo de saldo

O acúmulo nos cartões acontece por duas razões principais:

  • os colaboradores fazem o pedido e o uso incorretos;
  • o setor de RH realiza as recargas sem fazer uma análise mais aprofundada da real necessidade.

Juntos, esses problemas demonstram uma deficiência na gestão do benefício. Por isso, é essencial geri-lo de forma mais inteligente. O controle do saldo e a orientação correta aos funcionários gera uma redução imediata nos gastos.

Cartões acumulados alimentam o mercado paralelo

Lembra que dissemos que a chegada dos cartões dificultou a venda dos valores no mercado paralelo? Ao perceberem que os saldos estavam se acumulando, os criminosos logo encontraram alternativas para burlar as limitações impostas pelos sistemas de bilhetagem e retomar a prática ilegal.

Por outro lado, os trabalhadores contribuem com esse mercado paralelo por falta de conhecimento e de orientação. Muitos acreditam que se trata de uma forma de aumentar a renda, mas poucos se dão conta de que o desconto em folha é relativo ao valor depositado, logo, um depósito menor gera descontos menores.

Os valores não utilizados ficam com as empresas de transporte

Um dos pontos centrais para essa economia é ficar atento à validade dos créditos. Apesar de o vale-transporte ser concedido por uma legislação federal, quem regula o funcionamento das empresas de transporte público é o município ou o estado.

Em algumas cidades, como Belo Horizonte, os créditos expiram de seis a doze meses depois de creditados, dependendo da linha de ônibus e do método de aquisição. E o que acontece quando os créditos expiram?

Na maioria dos casos, eles são retirados do cartão do passageiro e retornam para os cofres do consórcio de empresas de ônibus, ou seja, o acúmulo não traz benefícios nem para as contratantes nem para os usuários.

O que diz a legislação a respeito do assunto?

Dentre os benefícios trabalhistas que podem ser oferecidos aos funcionários, é preciso ficar atento aos de natureza obrigatória. É o caso, por exemplo, do vale-transporte. Previsto pela Lei Federal nº 7.418/85, esse auxílio garante a locomoção do empregado, com um desconto máximo de 6% no salário-base.

Mas, apesar de a regulamentação ser bem específica com relação aos valores disponibilizados, ainda é possível gerar economia se houver um gerenciamento inteligente do benefício. Afinal, a lei não obriga as empresas a acumular saldos, mas sim a prover o suficiente para que o colaborador possa se deslocar de sua residência até o local de trabalho.

Como fazer para o saldo no vale-transporte não acumular?

A administração inteligente do saldo no vale-transporte auxilia na redução de custos e evita o acúmulo e as consequentes perdas para a empresa. Para isso, é importante ter atenção aos pontos que detalharemos a seguir.

Controle os saldos preexistentes e seus prazos de validade

O erro mais comum — e também o mais prejudicial — que os setores de RH comentem na gestão do vale-transporte é não ter um controle preciso dos saldos dos cartões vigentes. Essa informação é crucial para evitar a recarga desnecessária naqueles que já têm os valores suficientes para que os colaboradores os utilizem até o próximo mês.

Além disso, sabendo quais são as unidades que estão com créditos prestes a vencer, é possível tomar as providências cabíveis para evitar que os valore retornem para as empresas de transporte, deixando trabalhador e empresa no prejuízo.

Calcule corretamente os valores de recarga

Outra prática muito comum e prejudicial à gestão de saldo no vale-transporte é a falta de validação das rotas dos colaboradores. Roteirizar o melhor trajeto é um procedimento legal que ajuda na redução de custos, visto que ele determina os caminhos mais baratos e com menos baldeações.

Além de verificar os valores de cada rota, o RH também precisa estar a atento aos saldos acumulados que citamos no tópico anterior. A roteirização indica o valor mínimo que o cartão deve ter para atender à legislação, portanto, a recarga deve ser limitada à complementação do saldo até esse montante. Isso pode significar, até mesmo, alguns meses sem recarga em algumas unidades.

Eduque os funcionários sobre a utilização correta do benefício

É necessário promover uma comunicação transparente sobre o benefício com todos os funcionários. Como já dissemos, o acúmulo surge do uso indevido por parte deles. Mas isso não quer dizer que eles estejam agindo de má-fé.

Muitos desconhecem a legislação e, principalmente, suas implicações e consequências. É função do RH orientá-los sobre os problemas gerados pelo uso inadequado do benefício, lembrando-os de que fazê-lo pode ser motivo para uma demissão por justa causa.

Esse diálogo mais aberto promove uma maior conscientização sobre o uso correto e mostra que, quando há acúmulo de créditos, empresa e funcionário são prejudicados.

O que fazer com os créditos acumulados?

Cada cidade possui uma regra diferenciada sobre prazos de vencimentos e destinação dos créditos expirados, então a preocupação inicial é: não deixar que os saldos vençam!

Para isso, é fundamental ter um controle sobre os valores acumulados e suas respectivas validades. Assim, fica mais fácil identificar quais são as unidades que não devem receber novas cargas e quais precisam que os valores sejam utilizados com mais urgência.

Em seguida, basta criar uma estratégia de rotatividade para usar os créditos de forma inteligente. Por exemplo, um cartão acumulado pode ser repassado a um novo funcionário, as unidades podem ser trocadas de portador, entre outras ações paliativas.

Por que contar com a ajuda de um software?

Depois de ler todas as orientações dadas até aqui, você pode estar pensando que uma gestão eficiente de saldo no vale-transporte é algo utópico, certo? Errado! Basta contar com a ajuda do software certo. Na sequência, conheça alguns aspectos relacionados à maneira como ele atua nessa questão.

Roteirização automatizada

Um sistema de gestão de vale-transporte de qualidade é capaz de criar roteiros completos e elaborados. Para isso, ele usa as informações dos endereços da empresa e dos colaboradores e faz um cruzamento de dados com as informações das linhas dos transportes públicos da região. Tudo de forma simples e automática.

Agilidade e padronização nas recargas

Chega de planilhas antigas e enormes! Além do trabalho para serem preenchidas, os frequentes erros de digitação causam retrabalho e recargas indevidas. Por meio de um software específico, tudo é feito de forma automática e integrada, desde a conferência dos saldos até a solicitações dos valores exatos de recargas.

Precisão nos cálculos

Já imaginou controlar todos os saldos dos cartões manualmente? Dependendo da quantidade de colaboradores, essa é uma tarefa inviável. Nesse ponto, o sistema de gestão realiza todos os cálculos em um piscar de olhos, sem deixar nenhum detalhe para trás. É uma forma muito mais segura e eficiente de gerenciar o benefício.

Geração de dados valiosos

Por mais operacional que seja a gestão do vale-transporte, com a ajuda de um software ela se torna um ponto estratégico na gestão de custos da empresa como um todo. Com base nas informações geradas pelo sistema, é possível implementar alternativas de redução dos gastos com o benefício.

Ao entender melhor as rotas realizadas e a quantidade de pessoas que fazem trajetos semelhantes, a empresa pode incentivar o uso da carona compartilhada, da bicicleta ou, até mesmo, adotar o home office em alguns dias da semana como parte de um programa de mobilidade urbana.

Como você pôde notar, a prática da gestão do saldo no vale-transporte é bastante ampla e gera impactos em toda a organização. Além da redução nos custos, ela potencializa a produtividade dos profissionais do RH, que podem se dedicar a tarefas mais estratégicas para o negócio.

Então, se você precisa resolver o problema de acúmulo de saldo em sua empresa, não espere mais! Conte com uma solução que já garantiu a economia de mais de 40% na gestão do benefício de diversas empresas e que pode fazer o mesmo para o seu negócio! Entre em contato e conheça o sistema ABSCard hoje mesmo!

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