Como calcular e fazer a gestão correta do desconto do vale-transporte?

Como calcular e fazer a gestão correta do desconto do vale-transporte?

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A gestão de benefícios é um ponto crucial dentro da área de Recursos Humanos, pois garante que os colaboradores tenham o devido acesso aos seus direitos e promove a conformidade da empresa em relação às leis trabalhistas. Nesse sentido, um dos processos que mais geram dúvidas é o desconto do vale-transporte, que se não for calculado corretamente, pode dar muita dor de cabeça para o empregador.

A entrega adequada do benefício é de extrema importância para que o trabalhador possa se locomover de casa para o local de trabalho. Para não errar na conta, você deve prestar atenção aos fatores que impactam o benefício.

Quer saber mais sobre o assunto e evitar complicações? Neste post, vamos ensinar como fazer o cálculo e gestão do vale-transporte sem erros. Confira!

Quem tem direito ao vale-transporte?

Quando surgiu pela primeira vez, em 1985, por meio da criação da Lei Nº 7.418/85, o vale-transporte era um benefício facultativo, ou seja, poderia ser concedido de acordo com a escolha da empresa. Porém, dois anos depois, foi estabelecida a Lei Nº 7.619, que definiu a obrigatoriedade do benefício para as organizações que operam no Brasil.

A finalidade do vale-transporte é possibilitar o deslocamento do colaborador até o local de trabalho, o que vale para o uso do trabalho municipal, intermunicipal ou estadual. Todo funcionário registrado no regime da CLT tem direito a receber o benefício, independentemente de atuar como efetivado, temporário ou doméstico.

A lei não especifica qual a distância entre a residência do funcionário e a empresa que torna obrigatória a disponibilização do vale-transporte, mas deixa claro que ela se faz necessária nos casos em que o trabalhador utiliza o transporte coletivo para ir trabalhar. A liberação do benefício só não é obrigatória nas seguintes circunstâncias:

  • quando a companhia oferece transporte fretado;
  • quando o colaborador prova que não precisa de vale-transporte, pois se desloca ao trabalho utilizando veículo próprio.

Outro questionamento recorrente é sobre o vale-transporte para estagiários. A Lei do Estágio esclarece que ele não tem direito ao vale-transporte, mas o custeio do deslocamento da pessoa contratada deve ser feito por meio de bolsa ou, ainda, outro modo de contraprestação.

O vale-transporte é imprescindível para que o funcionário tenha as devidas condições de transitar de casa para ou trabalho e vice-versa. Sendo assim, o cálculo e a gestão adequada do benefício são vitais para que seja possível fazer sua distribuição precisa, para que o colaborador não tenha que comprometer a sua renda para chegar até a empresa.

Como funciona o vale-transporte?

O pagamento do vale-transporte é realizado de forma antecipada, a partir de um cartão entregue ao funcionário, e que deve ser recarregado mensalmente, a fim de antecipar as suas despesas com transporte. Não existe uma data definida para a concessão do crédito, mas geralmente, ela está vinculada ao dia em que o trabalhador fecha o seu mês de trabalho.

De acordo com a Lei Nº 7.619, o contratante não pode pagar o vale-transporte em dinheiro, do contrário está sujeita à aplicação de multas. As únicas situações que não precisam seguir essa regra são:

  • pagamento do benefício para profissionais domésticos;
  • se o fornecedor do vale-transporte não conseguir entregá-lo via cartão;
  • caso seja feito algum acordo coletivo.

É dever da equipe de RH da empresa gerenciar o vale-transporte, bem como realizar as recargas nos prazos certos, evitando que o profissional fique sem créditos para o seu deslocamento. Qualquer erro nesse sentido pode deixar os colaboradores em maus lençóis.

Como calcular o desconto do vale-transporte?

A melhor forma de se prevenir contra erros no cálculo do vale-transporte é ficar a par de todos os fatores que influenciam essa conta. O primeiro ponto relevante a ser destacado é que o valor a ser repassado para o funcionário é calculado com base na tarifa do transporte utilizada. Caso ocorra alguma mudança no tipo de transporte utilizado, e que modifique o valor a ser utilizado, o colaborador deve manter o RH informado.

Segundo a lei, as empresas estão autorizadas a descontar, no máximo, 6% do salário do profissional que recebe o benefício. Se o custo do deslocamento for superior a esse valor, é responsabilidade do empregador custear a quantia excedente. O cálculo do desconto do vale-transporte é muito simples, basta multiplicar o salário do colaborador por 6% para chegar ao valor que pode ser descontado.

Vamos considerar que o trabalhador tenha uma remuneração mensal de R$2.000,00 e utiliza dois vales de R$3,00 para ir e voltar do trabalho, 22 dias por mês. Portanto, ele necessita de 44 vales. Logo, o cálculo é: 44 x 3.00 = 132. Com isso, o valor final é de R$132,00.

Na sequência, é necessário que o empregador desconte o benefício seguindo o percentual de 6%, o que implica em multiplicar esse número pelo salário: R$2000,00 x 6% = R$120,00. Nesse exemplo, o desconto do colaborador vai ser de R$120,00, e os outros R$12,00 faltantes para custear o valor total do vale-transporte vão ser pagos pela empresa.

É preciso destacar que o vale-transporte é indenizatório, ou seja, não tem natureza salarial. Diante disso, não compõe o valor do salário e, por isso, não pode fazer parte do cálculo da Previdência Social, do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou do décimo terceiro salário.

Além disso, também devemos deixar claro que não há limite de distância mínima ou máxima para conceder o vale-transporte. O empregado pode residir perto da empresa e ter a opção de se locomover a pé, mas caso prefira fazer o trajeto de ônibus, a contratante é obrigada a pagar o benefício. Do mesmo modo que se o profissional precisa pegar quatro conduções para chegar ao trabalho, a companhia tem que pagar o vale-transporte.

Como fazer a gestão correta do benefício?

Descumprir as regras relacionadas ao pagamento do vale-transporte pode sair caro para a sua empresa, visto que isso leva a multas e demais consequências jurídicas que impactam as suas finanças. Para se livrar de possíveis problemas com a lei, o RH deve dar atenção especial à gestão do benefício.

A primeira medida a ser tomada é emitir o cartão de vale-transporte para todos os colaboradores, o que permite o controle total e em tempo real da forma como o recurso está sendo utilizado. É fundamental não pagar o benefício com dinheiro em espécie, exceto nas situações extremamente necessárias, como quando a operadora de transporte apresenta falhas no repasse das passagens.

Indica-se, também, o monitoramento sobre a jornada de trabalho para que não seja necessário liberar valores a mais e, posteriormente, ter que efetuar compensações, além de fazer um registro rígidos das solicitações para gerenciá-las corretamente.

A tecnologia é uma grande aliada para a gestão de vale-transporte, uma vez que contribui para a automatização dos processos atrelados ao benefício. Nesse cenário, uma das ferramentas mais completas do mercado é o ABSCard, da Audaz, que agrega inteligência e praticidade às operações do RH.

Com a plataforma, a sua equipe pode comprar milhares de créditos de vale-transporte em poucos minutos, o que muitas vezes, demora de dois até três dias em algumas empresas. O sistema ainda oferece ampla visibilidade sobre saldos, recargas pendentes, período de defasagem, forma de uso do cartão por parte do colaborador e gestão por escala de trabalho do profissional. Assim, leva em conta férias, folhas, faltas, licenças e dias em foram utilizados transportes alternativos.

Ao implementar a automação do processo, você não vai ter dificuldades para fazer o cálculo do desconto do vale-transporte. Afinal, terá a sua disposição dados com alto grau de precisão e mecanismos que simplificam a concessão de crédito. Na prática, isso traz muito mais eficiência para as ações repetitivas, fazendo com que sobre mais tempo para as questões críticas e estratégicas do negócio.

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