Gestão inteligente de vale-transporte: descubra como fazer

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Entre os diversos benefícios que as empresas fornecem aos seus colaboradores, o vale-transporte talvez seja o principal deles. Até pelo seu alto custo e por ser uma contrapartida prevista em lei, trata-se de algo intrínseco à contratação de pessoas e que precisa ser administrado da melhor forma possível — e é aí que entra a gestão inteligente de vale-transporte.

A gestão inteligente de vale-transporte é uma tarefa que cabe aos gestores de Recursos Humanos. Ela gira em torno de encontrar formas de melhorar a administração e o repasse do benefício e há várias estratégias que podem ser empregadas para torná-la mais eficiente.

Neste artigo, mostramos tudo o que você precisa saber para fazer uma gestão de vale-transporte de maneira bem-sucedida na empresa em que trabalha. Confira!

Por que melhorar a gestão de benefícios é importante?

O gerenciamento nessa área diz respeito a todo o processo de identificação, definição, planejamento, acompanhamento e pagamento de quaisquer benefícios aos colaboradores de uma empresa. Entre eles, alguns são de caráter obrigatório, regulamentados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT):

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
  • adicional de férias;
  • décimo terceiro salário;
  • vale-transporte.

Porém, algumas empresas optam por disponibilizar outras vantagens como forma de melhorar a qualidade de vida de seus empregados e buscar diferenciação em relação às concorrentes. Podemos citar subsídios para academia, cursos de inglês e planos de saúde extensivos aos dependentes. Nesse sentido, a contratante espera se tornar mais competitiva e, assim, atrair e reter grandes talentos.

Agora, pense na quantidade de colaboradores e de benefícios que podem ser oferecidos. Quanto mais empregados houver na empresa, maior será a dificuldade de controlar todo esse processo. São valores que, apesar de serem recorrentes, podem mudar de um dia para outro, porque:

  • pessoas foram contratadas ou demitidas;
  • algum fornecedor foi alterado;
  • o governo fez alguma alteração na legislação.

Desse modo, é fundamental que os profissionais de gestão de pessoas estejam atentos a esse gerenciamento, para que tudo aconteça conforme o esperado. Por exemplo, imagine certo grupo de colaboradores que, por algum problema, ficou sem receber o vale-alimentação no mês. Consegue avaliar o transtorno?

Além disso, a boa gestão é capaz de influenciar diretamente na redução de custos e na auditoria de utilização dos benefícios ofertados. Com o controle mais ativo, é possível identificar oportunidades, negociar melhores contratos com os parceiros e, principalmente, ter ciência da efetividade da percepção de valor por parte dos empregados.

Como fazer a gestão inteligente de vale-transporte?

Provavelmente, você já vivenciou diversas dificuldades para fazer o gerenciamento do vale-transporte na sua empresa, correto? É um processo bastante trabalhoso e que pode estar sujeito a inúmeros erros. Afinal, são muitos funcionários que, por vezes, precisam de transportes que devem ser contratados junto a diversos fornecedores, com valores diferentes. Isso sem falar em colaboradores novos, demissões, descontos por períodos de férias etc.

Esse cenário fica ainda mais complexo no caso de a empresa ter diversas filiais em cidades distintas. As operadoras não são as mesmas e os sistemas de compra do benefício são diferentes e complicados — tornando a etapa da compra de créditos excessivamente difícil.

Vale ressaltar que a utilização do vale-transporte deve ser feita apenas com a finalidade do deslocamento para a empresa e também é vedado que o funcionário repasse o benefício a um terceiro. Nesse sentido, estabelecer um controle rígido e automatizado de todo o processo é algo que você precisa avaliar. Veja o caso de um empregado que não utilizou todo o saldo disponibilizado a ele. Se você fizer a recarga automática, a empresa perde dinheiro, uma vez que sua obrigação seria apenas a de completar o saldo para o próximo período.

Quais as vantagens de implementar um sistema de gestão de vale-transporte na empresa?

Em virtude de todas essas questões, contar com um sistema para fazer a gestão inteligente de vale-transporte se torna imprescindível. Esse tipo de solução permite uma série de vantagens, como a recuperação de saldos não utilizados e seu aproveitamento. Há também como fazer uma integração com os sistemas de gestão (ERP) já utilizados pela empresa e com os portais de compra de crédito das operadoras de transporte público nas cidades, facilitando a operação.

Quando esse trabalho precisa ser feito de forma manual, com planilhas, além de ser praticamente inviável quando se tem muitos funcionários, a empresa fica sujeita a diversos tipos de erros — que podem ser cometidos sem intenção, mas também por má-fé.

Um bom sistema também vai oferecer a possibilidade de conhecer as melhores rotas de transporte para cada colaborador, fazendo com que seja possível economizar nesse quesito. Há de se considerar, inclusive, o fato de todas as operações ficarem registradas e disponíveis para que se faça uma análise do histórico de dados. Isso é importante tanto para verificar se existem opções mais econômicas, quanto para eventuais auditorias e outras verificações que podem ser necessárias ao longo do tempo.

Quais práticas de vale-transporte são proibidas por Lei?

Agora que você já conhece um pouco melhor o significado de gestão inteligente de vale-transporte e como ferramentas digitais podem ajudá-lo a fazê-la, que tal aprofundar seus conhecimentos sobre a legislação vigente? Confira, nos tópicos abaixo, o que é proibido fazer em relação ao vale-transporte e certifique-se de que a sua empresa está em compliance.

Deixar de fazer o pagamento

A primeira regra referente ao vale-transporte é a sua obrigatoriedade: nenhuma empresa pode deixar de pagá-lo para os funcionários contratados sob o regime CLT.

O primeiro passo para se organizar melhor e fazer uma gestão inteligente é estimar com precisão os custos do vale-transporte sobre a folha de pagamento, os descontos que podem ser realizados para o seu pagamento e ter controle das variações que influenciam seu valor final — como o número de dias úteis em um mês.

Tolerar fraudes e uso indevido

Cabe também aos funcionários se certificarem do uso correto do vale-transporte. Assim, a equipe de RH também deve ter recursos para acompanhar o uso do benefício pelos colaboradores e detectar qualquer tipo de fraude.

Segundo a legislação, é falta grave no exercício do direito a esse benefício declarar falsamente o endereço em que reside e trocar o vale-transporte por dinheiro, vendendo-o para terceiros. É o decreto nº 95.247/87 que estabelece essas diretrizes. Fraudes dessa natureza são passíveis de punições severas, como a demissão por justa causa.

Pagar vale-transporte em dinheiro

Pagar o vale-transporte em dinheiro também é uma atitude vedada por lei. O benefício não tem natureza salarial, portanto, não pode ser incorporado à remuneração do colaborador, não incidindo sobre ele contribuição previdenciária ou ao FGTS.

Por se tratar de um rendimento não tributável, o vale não pode jamais ser pago em dinheiro, devendo ser emitido na forma de créditos em cartão de transporte, talão, cartelas ou fichas de acordo com a prática do local em que é repassado.

Há apenas uma exceção para essa regra: no caso de trabalhadores domésticos, o contratante pode fazer o repasse em dinheiro ou ressarcir no valor necessário para o tráfego residência-trabalho. Para que isso aconteça, porém, o colaborador deve fornecer recibos referentes a cada período em que os valores foram pagos.

É possível integrar esse benefício a outras alternativas?

O vale-transporte como benefício é uma prerrogativa legal e as empresas precisam se preocupar em como o deslocamento das pessoas é feito nos trajetos entre suas casas e os locais de trabalho. E isso tem impacto direto na qualidade de vida dos empregados. Afinal, hoje, grande parte das pessoas no Brasil passa uma parcela significativa do seu dia presa no trânsito, o que as desmotiva e diminui a energia produtiva.

Por isso, é importante também incentivar outras soluções de mobilidade para além do transporte público tradicional, buscando alternativas como a utilização de bicicletas e caronas colaborativas. Para fazer um estudo a respeito da necessidade dos seus colaboradores, vale buscar sempre o apoio de empresas especializadas e experientes no mercado.

Como melhorar a gestão do vale-transporte na empresa?

A gestão inteligente de vale-transporte é um grande desafio e pode ser adotada com o uso de softwares. Recursos como o ABSMob ajudam você a distribuir o benefício com precisão, repassar a quantidade exata de vales necessários para cada período e a obter dados importantes sobre como a sua equipe utiliza o vale-transporte.

Mas esses não são os únicos motivos para optar pelo uso do aplicativo. Com o ABSMob, sua equipe conseguirá se valer do cashback (“dinheiro de volta”) ao integrar novos modais de transporte na rotina. Os colaboradores ainda terão facilidade de se organizar melhor para o trabalho todos os dias.

Toda empresa pode melhorar as suas práticas de vale-transporte, economizando mês a mês e tornando essa parte do departamento de RH mais eficiente. Para isso, ela pode — e deve — contar com a ajuda de um parceiro para auxiliar nesse processo de gestão de benefícios e mobilidade urbana.

É recomendável procurar uma empresa que conheça o poder de uma gestão de recursos bem-feita e que esteja preparada para garantir a integração entre o conhecimento técnico do assunto e os processos e tecnologia de cada cliente, como a Audaz.

Gostou de entender um pouco mais sobre a gestão inteligente de vale-transporte e está pronto para implementá-la no seu local de trabalho? Então não perca tempo: confira agora a ferramenta que preparamos para ajudá-lo com essa tarefa, o ABSMob!

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