Pagar vale-transporte em dinheiro: entenda por que não fazer isso!

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A gestão de benefícios gera uma série de dúvidas nos profissionais de RH. Uma delas, bastante comum e pertinente, é sobre o pagamento do vale-transporte em dinheiro. Afinal, essa prática é permitida por lei? Quais são os riscos que a empresa corre ao adotá-la?

Bom, a resposta para a primeira pergunta é: não, salvo exceções. Já segunda pergunta requer uma explicação um pouco mais detalhada. É o que você encontrará neste artigo. Vamos explicar em quais situações esse benefício pode ser pago em dinheiro, quais são os problemas de não seguir a legislação e como fazer para evitá-los. Confira!

A empresa pode pagar o vale-transporte em dinheiro?

Como dissemos na introdução do texto, o pagamento do vale-transporte em dinheiro é proibido de acordo com o artigo 5º do Decreto nº 95.247/1987, que diz: “é vedado ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento”. Isso inclui a substituição do benefício pelo vale-combustível.

Contudo, o parágrafo único do mesmo artigo contempla o tratamento de casos nos quais exista a impossibilidade de oferta antecipada dos créditos pela fornecedora. Nessa situação, o empregado arca com as despesas do deslocamento e é ressarcido integralmente na folha subsequente.

Ou seja, apenas se o valor do cartão for insuficiente e não for possível recarregá-lo a tempo, o empregado paga suas passagens e a empresa devolve a ele com o pagamento do mês seguinte.

Quais são os problemas dessa prática?

Mesmo sendo uma prática ilegal, muitas empresas utilizam desse meio para fornecer o benefício aos funcionários. Isso gera riscos importantes, e destacamos os mais graves logo abaixo.

Aumento na carga tributária

O benefício do vale-transporte não compõe a base de cálculo de rendimentos do trabalhador. O que significa que, sobre ele, não incidem recolhimentos como FGTS, INSS e IR. Quando a empresa realiza o pagamento dele incorporado ao salário, automaticamente o valor da base de cálculo é maior, gerando o pagamento de mais impostos. Os prejuízos são percebidos por ambos os lados, não sendo uma prática vantajosa para ninguém.

Geração de passivo trabalhista

Para fugir dos custos presentes no tópico anterior, muitas empresas optam por fazer a negociação com o empregado “por fora”. Em outras palavras, o pagamento do vale-transporte é feito em dinheiro, em mãos, sem um registro em folha. Apesar de evitar o aumento na carga tributária, essa prática gera um passivo trabalhista muito grave e ainda mais prejudicial à organização.

Trata-se de uma relação de confiança entre as partes, na qual o empregador fica vulnerável à idoneidade do colaborador. O que, na prática, não faz sentido, visto que se está confiando em uma pessoa para cometer uma prática ilegal. Se ela é capaz de se arriscar por isso, por que hesitaria em denunciar a empresa no caso de uma demissão?

Movido pelo sentimento de rejeição ou injustiça, esse indivíduo pode agir de má-fé e alegar uma coação da empresa. É um tipo de causa que ele facilmente ganhará, desfalcando a organização com o pagamento de multas e indenizações. Se isso já parece grave, imagine multiplicado pela quantidade de funcionários.

Estímulo a práticas ilegais

Outro ponto ruim é que o fato de pensar e oferecer essa possibilidade faz com que a empresa estimule uma cultura de práticas ilegais em suas equipes. Nesses cenários, é comum a disseminação de pensamentos como “só um pouquinho não tem problema”, “ninguém está vendo” e “não vai dar em nada”.

Tudo isso gera profissionais tendenciosos a mascarar resultados ruins, cometer pequenos furtos de materiais e até mesmo dinheiro, ou pior, cometer crimes graves em nome da empresa. Além de prejudicar a integridade moral dos colaboradores, ações assim minam a credibilidade da marca no mercado e suas chances de crescimento e sucesso.

Como se precaver desse problemas?

A melhor forma de se prevenir de situações como as exemplificadas no tópico anterior é seguindo a lei adequadamente. Para isso, temos algumas dicas muito eficientes logo adiante.

Ofereça o cartão de vale-transporte

O vale-transporte em cartão é a melhor forma de oferecer o benefício. Ele é entregue ao funcionário logo que ele chega na empresa e, depois disso, basta realizar as recargas mensalmente de forma remota nas plataformas dos fornecedores ou em softwares especializados.

O uso dele é bastante simples e, quando bem gerenciado, não há o risco de o colaborador ficar sem saldo. Além do mais, o sistema de integração dos transportes públicos de boa parte das cidades do país depende dos cartões para oferecer descontos nos trajetos que envolvam mais de um modal, como ônibus e metrô.

Gerencie o benefício de forma adequada

A gestão eficiente do vale-transporte depende do acompanhamento constante dos saldos e utilizações dos colaboradores. Nesse sentido, é indispensável a ajuda de um sistema que gerencie todo o processo, desde a conferência dos saldos de cada cartão, o valor correto das recargas a cada mês e a realização dos pedidos junto às fornecedoras.

Essas medidas ajudam a controlar o acúmulo de saldos, evitar a venda de passagens por funcionários no mercado paralelo e ainda geram economia tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Ofereça alternativas de transporte de forma legal

Por fim, uma das justificativas das empresas para o pagamento em dinheiro é relativa ao uso de veículo próprio em lugar do transporte público. Nesses casos, o trabalhador pode optar por não receber o vale-transporte e a empresa oferecer o vale-combustível, mas não em substituição, apenas como um benefício optativo.

Também é possível incentivar o uso de outras formas de ir ao trabalho, como as caminhadas e corridas, bicicletas ou até mesmo a carona compartilhada. Com a ajuda de um aplicativo, a empresa pode monitorar os diversos modais e gerenciar melhor seus custos com vale-transporte, além de contribuir com a mobilidade Corporativa.

Enfim, existem diversas formas de evitar o pagamento do vale-transporte em dinheiro, basta seguir as dicas deste artigo e se manter em dia com a legislação. Os benefícios vão desde a prevenção aos passivos trabalhistas até a melhoria na qualidade de vida dos colaboradores. Então, não deixe de pensar nisso em sua gestão!

Se você gostou do artigo e quer se aprofundar um pouco mais, temos outro conteúdo que vai interessar. Veja quais são as melhores práticas de gestão de benefício e aplique-as em seu negócio!

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