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Produtividade no trabalho: como otimizar o desempenho dos colaboradores

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Além da burocracia e da dificuldade em atrair e reter talentos, um dos maiores desafios para quem empreende no Brasil é a produtividade no trabalho. Segundo pesquisas recentes, o brasileiro leva até uma hora para produzir o que o americano entrega em 15 minutos, e isso causa um grande impacto nos resultados das empresas.

A baixa produtividade, porém, não impacta apenas os lucros de um negócio. Na gestão de pessoas, ela é frequentemente associada com maiores níveis de insatisfação no ambiente de trabalho e outros problemas que criam um círculo vicioso na organização. Então, como contorná-los para conseguir conquistar os ideais de produtividade no trabalho que poderão tornar sua empresa líder no mercado?

Confira algumas dicas que preparamos para ajudá-lo nessa empreitada e veja o que você pode fazer ainda hoje para aumentar a produtividade no trabalho!

Investigue as causas da baixa produtividade

Antes de começar a agir para melhorar a produtividade no seu negócio é preciso investigar os motivos pelos quais seus funcionários não estão dando conta de cumprir com as expectativas. Cada organização funciona de uma maneira diferente. Processos, fluxos de trabalho e ferramentas ineficientes podem estar impactando negativamente a produtividade da sua equipe.

Por isso, converse com os principais gestores da empresa para entender os desafios que eles passam em seus setores. Compare as queixas de cada um e avalie como os sistemas e técnicas adotados na organização estão influenciando os resultados que se obtém a cada período. 

Ao longo desse exercício, você poderá identificar o que é particular ao seu negócio e o que é comum a todas as empresas de mesmo porte e conseguirá buscar soluções que vão direto ao cerne da questão.

Capacite seus profissionais

Um dos desafios mais comuns para a produtividade é a baixa uniformidade nos processos empresariais. Se cada um dos seus colaboradores utiliza um fluxo de trabalho diferente para chegar ao mesmo resultado, alguns deles serão naturalmente menos eficientes do que os demais. É preciso estabelecer boas práticas que possam ser seguidas por todos os membros da equipe para contornar esse problema.

Capacitação, dentro e fora da empresa, é uma maneira de lidar com esse desafio. Invista em cursos in-company, chame os gestores de cada departamento para falar com todos os membros da equipe sobre os procedimentos mais rotineiros do negócio e atualize os conhecimentos da sua equipe sempre que possível. Tudo isso ajudará a conquistar melhores resultados quando o assunto é produtividade.

Invista em automação de processos

Quantos processos empresariais no seu negócio são hoje automatizados? Tarefas comuns — como a publicação de conteúdo, o contato com clientes e a gestão de benefícios — podem todas ser incrementadas com ferramentas de automação que servem para tirar parte da carga repetitiva de trabalho das mãos dos seus funcionários e liberá-los para tarefas mais complexas e desafiadoras.

Investir em ferramentas de automação é uma maneira de proporcionar um ambiente de trabalho melhor para os colaboradores, no qual eles são utilizados com o máximo de eficiência e constantemente estimulados a inovar e trazer novas perspectivas para a rotina.

Há muitos aspectos do negócio que podem ser automatizados, como:

  • controle de pedidos;
  • gestão de estoque;
  • registro de ocorrências entre cliente e empresa;
  • monitoramento do tempo de atendimento; e
  • automação do fluxo de vendas.

Considere entrar em contato com uma consultoria de TI especializada em automação. Ela poderá ajudá-lo a identificar as áreas do negócio que podem ser automatizadas e conseguirá traçar o melhor caminho para implementar a automação na sua empresa.

Algumas ferramentas simples e gratuitas, como o IFTTT (If This Than That), podem ajudá-lo a começar a experimentar a automação no negócio ainda que em tarefas simples, como na publicação de conteúdo em redes sociais.

Determine metas e objetivos estratégicos

Muitas vezes, colaboradores têm dificuldade de obter bons resultados em produtividade porque não recebem metas e objetivos claros da gestão. Esse é um problema comum em organizações de todos os portes. A falta de transparência e de parâmetros para determinar a qualidade de um trabalho prejudica a todos.

Por isso, comece cada período estipulando uma série de metas que devem ser completadas por seus profissionais. Estabeleça KPIs (Key Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Performance) para acompanhá-las e ofereça uma maneira para que seus colaboradores estejam a par desses indicadores sempre.

Determine também objetivos gerais para o negócio, como o aumento no número de vendas de produtos ou de clientes e a redução do tempo de entrega de tarefas e projetos. Por mais simples que pareçam, essas mudanças farão com que seja mais fácil chegar a resultados mensuráveis e de grande impacto.

O uso de ferramentas de gestão, como painéis de metas em que os KPIs mais importantes para cada equipe podem ser visualizados de maneira constante, é uma ótima forma de garantir que todos estarão a par desses dados e poderão se esforçar para melhorá-los.

Pense em qualidade de vida

O quão satisfeitos estão seus funcionários quando o assunto é qualidade de vida? Cabe ao departamento de Recursos Humanos se preocupar não só com a satisfação no ambiente de trabalho, mas também em outros aspectos da vida. Uma boa gestão de benefícios é uma excelente maneira de começar a melhorar a vida dos seus profissionais e, consequentemente, a produtividade deles.

Apostar em ferramentas que ajudam a identificar quais são as principais necessidades da sua equipe e a gerir melhor os benefícios que eles obtêm da empresa é uma ótima forma de investir em produtividade no trabalho. Melhorá-la não vai ajudá-lo a lidar apenas com os desafios que mencionamos na introdução deste texto.

Empresas mais produtivas podem esperar também outros benefícios, como uma melhoria da sua reputação no mercado, níveis de serviço mais altos e taxas de inovação mais acentuadas. Por isso é tão importante preocupar-se com o assunto e estar sempre à procura de formas de aumentar a eficiência dos seus colaboradores.

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